High availability WMS en ERP verhoogt de productiviteit bij Van Oirschot NV

Van Oirschot NV levert dagelijks verwarmingsmateriaal aan professionele verwarmingsinstallatiebedrijven. Tot hun productengamma behoren boilers, radiatoren, ketels,... Het bedrijf heeft doorheen de jaren een stevige reputatie in de sector opgebouwd en is o.a. de grootste Belgische distributeur voor boilers van het merk Vaillant

Om het hoogste niveau van leveringsgraad te bereiken en tegelijk haar voorraadefficiëntie te verbeteren, bouwde Van Oirschot NV in 2005 een volledig nieuw centraal logistiek centrum. Het bedrijf breidde de hardware-infrastructuur drastisch uit en voerde tegelijk een volledige vernieuwing van haar informaticasystemen door. Dankzij de optimale integratie tussen soft- en hardware en haar eigen logistieke infrastructuur is het bedrijf in staat om haar succesvolle groei te ondersteunen.

Het Antwerpse familiebedrijf Van Oirschot NV is sinds haar ontstaan in 1967 nog steeds in handen van de familie Van Oirschot. Afgevaardigd bestuurder Sven Machielsen leidt samen met zijn vrouw Ann Van Oirschot het bedrijf dat 60 werknemers telt. Van Oirschot NV bezit haar eigen transportdienst bestaande uit een tiental vrachtwagens.

De groothandelsactiviteit ging van start in Ekeren met een magazijn van 300m². In de loop der jaren verhuisde het bedrijf naar Wijnegem om later uit te breiden naar bijkomende verkoopsfilialen in Lokeren en Houthalen. De groeiambities reikten echter verder dan deze eerste verhuis. In 2001 werd Pal Therm NV, met hoofdzetel in Herentals, door Van Oirschot NV overgenomen. Daarnaast blijft Van Oirschot NV haar netwerk van afhaalfilialen uitbouwen om de groeipolen zoals Vlaams-Brabant en Limburg te bevoorraden.

Verschillende softwaretoepassingen

Op informaticavlak was er weinig sprake van uniformiteit tussen Pal Therm NV en Van Oirschot NV. Een eenvoudig facturatieprogramma was de enige vorm van informatisering bij Pal Therm NV. Artikelprijzen en condities werden echter opgezocht in de leverancierscatalogus om die nadien manueel en artikel per artikel op de factuur toe te voegen.

Van Oirschot NV stond op dat vlak al een stuk verder. Vanaf de beginjaren werd de administratie gevoerd op een UNIX-gebaseerd computerprogramma, geleverd door "Wim Dhont Computersystemen" (in 2005 overgenomen door SPHINX-IT). In het Unix systeem werd reeds gebruik gemaakt van een volledige kortingsstructuur met de toewijzing van de juiste kortingen. Automatisch bestellingen plaatsen bij de leverancier was ook reeds mogelijk.

Door de snelle groei van Van Oirschot dienden alle filialen met hetzelfde systeem te kunnen werken. Daarom werd vrij snel na de overname van Pal Therm beslist om het Unix-programma over alle filialen als standaard administratief systeem te implementeren waarbij ook de bestaande infrastructuur op één centrale plaats (Wijnegem) werd gelokaliseerd. Op dat moment werden alle gegevens van Pal therm NV en Van Oirschot NV in één systeem opgeslagen en werd "Pal Therm NV" ondergebracht onder de bedrijfsnaam "Van Oirschot & Co NV".

Opslagcapaciteit

Door de overname en de stelselmatige uitbreiding van de filialen werd een probleem duidelijk: teveel voorraad op verschillende locaties. Een voorstel voor de implementatie van een WMS werd uitgewerkt na een grondige studie van een extern logistiek consultant en dit in samenwerking met SPHINX-IT. Er werd beslist om alle stock te centraliseren op één fysieke locatie. Van daaruit dienden alle leveringen te gebeuren en ook de herbevoorradingen van de eigen filialen die voortaan enkel nog als afhaalfilialen beschouwd zouden worden. De bouw van een volledig nieuw centraal logistiek centrum van 8.500 m² in Herentals bleek dé oplossing om gewapend te zijn voor verdere groei.

"Om de leveringsgraad en de leveringssnelheid op te drijven en ons stockbeheer te verbeteren moesten we een centraal magazijn opbouwen met een geautomatiseerd WMS systeem. Een gerichte automatisering van de aankoop- en logistieke processen is dan ook noodzakelijk voor een groothandel." Sven Machielsen – Van Oirschot

Van Oirschot NV stelde een lastenboek samen en evalueerde een aantal leveranciers en partners. Sven Machielsen: "Na veel omzwervingen en enkele mindere ervaringen met andere partijen zijn we bij onze informaticapartner Wim Dhont Computers gebleven, die intussen overgenomen was door SPHINX-IT. Heel wat van die andere partijen hadden een eigen WMS systeem ontwikkeld,maar bleken niet in staat om eenkoppeling te voorzien met ons oud ERP systeem Unix, voor ons een noodzakelijke voorwaarde in het kader van de voorziene gefaseerde invoering van een nieuw WMS en ERP systeem".

"Gedurende onze zoektocht zagen we al heel snel de voordelen in van het ERP pakket Microsoft Dynamics NAV die uitgebreide functionaliteiten omvat rond Warehouse Management. Vooral de eenvoudige structuur en sterke integratie van de verschillende modules inzake verkoop, inkoop, WMS en accounting beviel ons. Daarenboven was SPHINX-IT de enige partij die de tijdelijke koppeling kon implementeren tussen Unix en Microsoft Dynamics NAV".

Efficiëntie in het magazijn

Van Oirschot NV besliste om snel van start te gaan met de WMS implementatie. De bouw van het centraal magazijn ging van start in 2005, de WMS implementatie door SPHINX-IT volgde een aantal maanden later. Er werd een stappenplan uitgewerkt teneinde de implementatie van de WMS, het ERP systeem en de bijhorende infrastructuurwerken tot een goed einde te brengen. Om de omschakeling naar een nieuw softwaresysteem voor de medewerkers niet te moeilijk te maken werd ervoor gekozen om eerst van start te gaan met de WMS module in Microsoft Dynamics NAV, gekoppeld met Unix. Nadien zou de volledige overschakeling naar het ERP pakket Microsoft Dynamics NAV volgen. Vanaf de eerste dag van de ingebruikname van het centraal magazijn in augustus 2006 gebeurt de volledige aansturing van het magazijn nu in Microsoft Dynamics NAV uitgebreid met de add-on SPHINXwms.

"Op vlak van logistiek stonden we voor een aantal uitdagingen", aldus Sven Machielsen. "In UNIX was er geen centraal stockbeleid waardoor het bijhouden van het stockbeheer bemoeilijkt werd. We wilden inzicht krijgen in de volledige logistieke flow om die daarna perfect te implementeren. Ook was het de bedoeling dat al onze mensen 100% deze flow volgden. Dit verhaal hebben we volledig kunnen uittekenen met onze logistiek consultant en SPHINX-IT."

Met SPHINXwms worden automatisch bestelvoorstellen gegenereerd naar de leveranciers toe. Bij ontvangst van deze goederen in het magazijn worden alle goederen voorzien van een barcode (license plate) en ingescand, om vervolgens deze goederen op een vaste locatie te stockeren in het magazijn of op een variabele bulklocatie. Dit proces verloopt volledig gestuurd en op die manier voorziet men tevens 100% traceability in alle fasen van het logistiek proces.

Elk order wordt uitgesplitst in 5 verschillende picking zones: een zone met grote stukken, zone radiatoren, ventilatiemateriaal, zone met reeds gereserveerde goederen en klein materiaal. Orders die gepickt worden uit de verschillende zones, brengt men naar één shipping locatie. Elk deel van een gezamenlijk order wordt gestockeerd op dezelfde shiplocatie. Deze shiplocatie wordt namelijk automatisch voorgesteld door de scanner na het afwerken van elke deel-pickopdracht. De magazijnier scant de barcode van de shiplocatie en stelt zo het order samen op één en dezelfde shiplocatie.

De herbevoorrading van de afhaalfilialen gebeurt vanaf het begin volledig automatisch. Elke avond wordt de voorraad van de afhaalfilialen automatisch gecontroleerd tegenover de minimumvoorraad voor elk filiaal in het systeem. Vervolgens wordt er nagekeken welke artikelen er dienen aangevuld te worden met een ingestelde bestelhoeveelheid per filiaal, al dan niet afgerond op volle verpakkingseenheden. Daarna worden automatisch pickopdrachten gegenereerd. In de loop van de volgende dag worden de afhaalfilialen bevoorraad.

Sinds het live gaan van de SPHINXwms toepassing in 2006 zijn er constant verbeteringen aan het systeem aangebracht en werd o.a. ook probleemloos gemigreerd van NAV 4.0 naar NAV 5.0. Tenslotte werd in de zomer van 2009 Fase II gerealiseerd, namelijk de omschakeling van alle aan- en verkoopprocessen en de financiële verwerking naar het volledige ERP systeem Microsoft Dynamics NAV. De gegevensoverdracht van het oude UNIX systeem naar Microsoft Dynamics NAV, zodat de volledige leveringshistoriek beschikbaar bleef, kende daarbij geen noemenswaardige struikelblokken. Van Oirschot NV heeft nu meer dan ooit greep op het aankoop-, verkoop- en financieel beheer en kan op basis van de nodige rapporteringstools haar commerciële en logistieke processen verder optimaliseren.

"In Microsoft Dynamics NAV krijg ik nu zicht op real time cijfers, waar ik in het oude systeem op oudere gegevens moest werken. Ook heb ik nu veel extra functionaliteiten die in Unix niet terug te vinden waren: het koppelen van documenten aan verschillende stadia in het aankoopproces, werfbeheer, uitgebreide opzoekmogelijkheden,..."

Nieuwe hardware infrastructuur

Door de implementatie van het nieuwe WMS systeem en Microsoft Dynamics NAV was er nood aan nieuwe hardware infrastructuur. Van Oirschot NV had niet voldoende know-how in huis om zelf dergelijke hardware infrastructuur te realiseren.

"We waren op zoek naar een betrouwbare en flexibele partner om de uitvoering te begeleiden en nadien te blijven ondersteunen. De keuze voor SPHINX-IT was snel gemaakt. We werkten al samen met SPHINX-IT dus ze kenden onze omgeving zeer goed. Hun zeer gedegen kennis en sterke ervaring in soortgelijke projecten gaf de doorslag. Tevens zijn we voorstander van één partner voor zowel software als hardware. Wij werken sinds jaar en dag met hardware van Fujitsu Siemens en zijn daar altijd zeer tevreden over. Zowel wat betreft de productkwaliteit als de dienst na verkoop. Dat SPHINX-IT een Fujitsu Technology Solutions Certified Partner is beschouwen wij als een extra troef."

SPHINX-IT zette een volledige rack infrastructuur op van Fujitsu Technology Solutions in het datacenter van Van Oirschot in Herentals en installeerde onder meer Windows Small Business Server 2003 , File Print and Backup Server, Windows Terminal Servers, Database server en Database Mirroring Server. Recentelijk werden enkele van deze servers gemigreerd naar Windows Server 2008. "Om beveiligingsredenen en om downtime tegen te gaan, zijn alle servers full redundant uitgerust en aangesloten op meerdere ononderbroken energievoorzieningen. Wij zijn heel tevreden over de werking van de nieuwe Terminal Server 2008 met zijn remote applications. Dit werkt heel snel."

Omdat de gebruikers continu verbonden moeten zijn met de kritische bedrijfstoepassingen zelfs ingeval van een netwerkuitval of- onderbreking, besliste Van Oirschot om uit te breiden naar High Availibility management, zodat bij een uitval van een server een andere onmiddellijk overneemt.

"Een uur ongeplande downtime zou ons bedrijf heel wat geld kosten. Dit voor al onze werknemers, zowel in het centraal magazijn als in de afhaalfilialen en bij de chauffeurs... Dit kostenplaatje van 1 uur stilstand (geraamd op 10.000€) kunnen we nu vermijden via database mirroring: een exacte kopie van een originele transactie server als beveiliging tegen uitval of technische defecten. Na een grondige studie van de markt kwamen wij, ook hier, tot de conclusie dat de oplossing van SPHINX-IT qua prijs/kwaliteit het voordeligst was".

"Tape was sinds de begindagen van de bedrijfsgegevensverwerking ons favoriete back-upmedium. Nu zijn we echter overgeschakeld op een back-up and disaster recovery oplossing met onsite en offsite backup. Een investering die elk bedrijf zou moeten overwegen. Deze oplossing brengt ons zoveel meer zekerheid bij want als IT uitvalt dan vallen ook alle bedrijfsprocessen stil. Met onze huidige disaster recovery plannen winnen we veel meer tijd en is er een hogere productiviteit."

De kwaliteit en stabiliteit van de infrastructuur is er aanzienlijk op vooruitgegaan, wat ook de eindgebruiker merkt. Medewerkers kunnen zich nu ook draadloos op het netwerk aanmelden en van thuis uit werken.

Toekomstplannen

"Scanning en zelfs self service scanningin alle afhaalmagazijnen zou een volgende stap kunnen zijn om onze klanten nog beter te bedienen", vindt Sven Machielsen. "Het systeem geeft de mogelijkheid om de klant zelf de goederen uit de rekken te laten nemen en te scannen. Aan de kassa zelf zal enkel nog een controle gebeuren van de gescande artikelen."

"Het uitwerken van VMI (Vendor Managed Inventory) met enkele van onze belangrijkste leveranciers kan resulteren in lagere voorraadkosten en een betere voorraadrotatie samen met een betere leveringsgraad."

Van Oirschot heeft veel vertrouwen in zijn informaticapartner. Sven Machielsen: "Er is een hele goede samenwerking met SPHINX-IT en wij zien onze toekomst daarom vol vertrouwen tegemoet. Hun totaaloplossingen zijn kwalitatief en toekomstgericht maar het zijn daarbij toch steeds de mensen die het verschil maken."