La gestion de la haute disponibilité, le WMS et l’ERP accroissent la productivité de Van Oirschot.

Van Oirschot SA fournit du matériel de chauffage aux installateurs professionnels. L’entreprise est notamment le premier distributeur belge de boilers de la marque Vaillant. Afin d’atteindre un niveau de livraison optimal et d’améliorer l’efficacité du stock, Van Oirschot SA a construit en 2005 un centre logistique. L’entreprise a élargi son infrastructure matérielle et en a profité pour renouveler ses systèmes informatiques.

Grâce à l’intégration optimale entre les logiciels et le matériel, d’une part, et la nouvelle infrastructure logistique, d’autre part, l’entreprise est en mesure de soutenir sa croissance.

Depuis sa création en 1967, le site anversois de Van Oirschot SA fait partie intégrante de la famille Van Oirschot. Sven Machielsen, administrateur délégué, et son épouse Ann Van Oirschot dirigent l’entreprise qui occupe 60 collaborateurs.

Van Oirschot SA possède son propre service de transport regroupant une dizaine de poids lourds. L’activité de grossiste a démarré à Ekeren avec un entrepôt de 300 m2. Au fil des ans, l’entreprise a déménagé à Wijnegem pour se développer par la suite avec de nouvelles filiales de vente à Lokeren et Houthalen. En 2001, Van Oirschot SA a racheté Pal Therm SA (Herentals). Depuis lors, Van Oirschot SA ne cesse d’étendre son réseau afin d’approvisionner les pôles à potentiel de croissance que sont le Brabant flamand et le Limbourg.

Différentes applications logicielles

La seule forme d’informatisation présente chez Pal Therm SA était un simple programme de facturation. Les collaborateurs de l’entreprise cherchaient les prix des articles et les conditions dans les catalogues des fournisseurs avant de les noter manuellement sur la facture. Van Oirschot SA était plus avancée en matière d’informatisation. Dès le début, l’administration était gérée par un programme informatique reposant sur Unix, qu’avait fourni "Wim Dhont Computersystemen" (racheté en 2005 par SPHINX-IT). Ce programme utilisait une structure de remise élaborée. De plus, Van Oirschot SA était déjà en mesure de passer des commandes auprès des fournisseurs par voie électronique. Après l’acquisition de Pal Therm SA, Van Oirschot SA a décidé de mettre en oeuvre le programme Unix dans toutes les filiales et d’héberger l’infrastructure existante sur un site central (Wijnegem). Dès ce moment, toutes les données ont été stockées dans un seul système et Pal Therm SA a été repris sous la dénomination Van Oirschot & Co SA.

Capacités de stockage

En raison de l’extension systématique des filiales, il est très vite apparu qu’une trop grande quantité du stock était dispersée sur différents sites. A l'issue d’une étude approfondie, un consultant externe et SPHINX-IT ont, ensemble, élaboré une proposition pour la mise en oeuvre d’un WMS. Une décision importante a été prise : centraliser tout le stock dans un nouveau centre logistique de 8 500 m2 à Herentals, à partir duquel se feraient l’ensemble des livraisons et de l’approvisionnement des filiales. Van Oirschot SA a rédigé un cahier des charges et évalué divers fournisseurs. Sven Machielsen : "Suite à quelques expériences peu convaincantes avec d’autres prestataires de services, nous avons décidé de rester chez SPHINX-IT. De nombreux fournisseurs de solutions WMS se sont avérés ne pas être en mesure de prévoir un lien avec notre ancien système Unix, ce qui était pour nous une condition sine qua non dans le cadre de l’introduction par étapes d’un nouveau système WMS et ERP. Nous avons aussi rapidement pris conscience des avantages de Microsoft Dynamics NAV, qui comprend des fonctionnalités étendues de Warehouse Management. La simplicité de la structure et l’intégration des modules pour les ventes, les achats, le WMS et la comptabilité nous ont séduits."

Efficacité dans l’entrepôt

La construction d’un entrepôt central a débuté en 2005 et la mise en oeuvre du WMS a suivi quelques mois plus tard. Afin que la migration ne soit pas trop complexe pour les collaborateurs, Van Oirschot SA a décidé, dans un premier temps, de ne mettre en oeuvre que SPHINXwms (la solution WMS de SPHINX-IT reposant sur Microsoft Dynamics NAV), liée à Unix. La mise en oeuvre de tous les autres modules de NAV se ferait plus tard. Le nouvel entrepôt a été mis en service en août 2006 et, dès le premier jour, il a été entièrement piloté par SPHINXwms. "Nous étions confrontés à certains défis sur le plan logistique", précise Sven Machielsen. "Unix ne prévoyait pas de politique centralisée du stock, ce qui a compliqué la gestion du stock. Nous voulions avoir une vue d’ensemble sur le flux logistique pour le mettre parfaitement en oeuvre par la suite afin que nos collaborateurs soient à même de suivre ce flux à 100 %. Nous y sommes parvenus avec l’aide de notre consultant logistique et de SPHINX-IT."

SPHINXwms génère automatiquement des propositions de commandes. A la réception, toutes les marchandises sont pourvues d’un code-barres (license plate) et scannées afin d’être stockées en un endroit fixe de l’entrepôt ou dans un lieu variable de stockage en vrac. Ce processus est entièrement piloté et garantit la traçabilité à 100 % à chaque phase du processus logistique. Chaque commande est ventilée en cinq zones différentes de prélèvement de stock : "grosses pièces", "radiateurs", "matériel de ventilation", "marchandises réservées" et "petit matériel". À la fin de chaque prélèvement partiel, le scanner propose automatiquement un lieu d’expédition. Le magasinier scanne le code-barres du lieu d’expédition et rassemble toutes les parties de la commande dans un seul et même lieu d’expédition. L’approvisionnement des filiales se déroule automatiquement depuis le début. Chaque soir, le système compare le stock des filiales avec le stock minimal paramétré. Il vérifie ensuite par article la quantité commandée par filiale et arrondit si nécessaire à des unités entières de conditionnements. Le système génère finalement les instructions de prélèvement pour le magasinier. Les filiales sont approvisionnées le lendemain en cours de journée.

Depuis la mise en service de l’application SPHINXwms en 2006, le système a été constamment amélioré et Van Oirschot SA a migré sans difficulté de NAV 4.0 vers NAV 5.0. Finalement la deuxième phase a été réalisée en été 2009 : la transcription de tous les processus d’achats et de ventes et le traitement financier dans Microsoft Dynamics NAV, avec maintien intégral de l’historique des livraisons. Plus que jamais, Van Oirschot SA a prise sur la gestion des achats, des ventes ainsi que la gestion financière, et peut optimiser ses processus commerciaux et logistiques en s’appuyant sur des outils de reporting. Sven Machielsen : "Dans Microsoft Dynamics NAV, j’ai un aperçu en temps réel sur les chiffres et je dispose de nombreuses nouvelles fonctionnalités qui n’existaient pas dans Unix : la liaison de documents à différents stades du processus d’achat, la gestion des chantiers, des possibilités étendues de recherche, etc."

Nouvelle infrastructure matérielle

La mise en oeuvre de SPHINXwms et de Microsoft Dynamics NAV a nécessité du nouveau matériel. Van Oirschot SA ne disposait pas en interne du savoir-faire nécessaire au renouvellement de l’infrastructure. "Nous nous sommes mis en quête d’un partenaire pour encadrer le renouvellement de l’infrastructure matérielle et, par la suite, de nous apporter son support. SPHINX-IT connaissait très bien notre environnement et pouvait se targuer de solides connaissances et d’une grande expérience dans des projets similaires. Nous travaillons depuis toujours avec du matériel Fujitsu Siemens et en sommes très satisfaits. Le fait que SPHINX-IT soit un Fujitsu Technology Solutions Certified Partner s’est avéré un atout supplémentaire", souligne Sven Machielsen.

SPHINX-IT a mis en place une infrastructure rack de Fujitsu Technology Solutions dans le centre de données d’Herentals et a notamment installé Windows Small Business Server 2003, un serveur d’impression de fichiers et de sauvegarde, des serveurs Windows Terminal Server, un serveur de base de données et un serveur miroir de la base de données. Certains des serveurs ont récemment migré vers Windows Server 2008. "Pour des raisons de sécurité et pour éviter les temps d’arrêt, tous les serveurs sont entièrement redondants et connectés à plusieurs sources d’énergie. Nous sommes très satisfaits du fonctionnement rapide du nouveau Terminal Server 2008 avec ses applications à distance", affirme Sven Machielsen. Comme les utilisateurs doivent continuellement être connectés aux applications d’entreprises vitales, même en cas de panne ou d’interruption de réseau, Van Oirschot SA a décidé de passer à la gestion de la haute disponibilité. Par conséquent, si un serveur tombe en panne, un autre prend automatiquement le relais.

"Le coût d’une heure de temps d’arrêt non planifié est estimé à 10000,00 euro pour notre entreprise. Aujourd’hui, nous l’évitons grâce à la base de données miroir : une copie exacte d’un serveur de transaction original nous protège des pannes techniques", précise encore Sven Machielsen. "Depuis que nous procédons au traitement des données, nous avons toujours préféré les sauvegardes sur bandes. Aujourd’hui, nous sommes passés à une solution de sauvegarde et de récupération après sinistre avec sauvegarde sur site et hors site ; un investissement que toute entreprise devrait envisager." La qualité et la stabilité de l’infrastructure ont considérablement progressé, ce qui ne passe pas inaperçu auprès des utilisateurs finaux. Les collaborateurs peuvent désormais accéder au réseau sans fil et travailler depuis leur domicile.

Projets futurs

"Le scanning en libre-service dans tous les dépôts d’enlèvement pourrait constituer une étape suivante. Cela nous permettrait d’encore mieux servir nos clients", pense Sven Machielsen.

"Le système est suffisamment sophistiqué pour que le client puisse prendre lui-même ses marchandises dans les rayons, en les scannant. Les collaborateurs affectés à la caisse procèderaient alors uniquement à un dernier contrôle des articles scannés".

"Le déploiement de Vendor Managed Inventory avec quelques-uns de nos fournisseurs pourrait faire baisser les coûts du stock et assurer une meilleure rotation de celui-ci, tout en offrant un meilleur niveau de livraison".

Van Oirschot SA a pleinement confiance en son partenaire informatique. Et Sven Machielsen de conclure : "Notre collaboration avec SPHINX-IT fonctionne très bien et nous sommes très confiants quant à l’avenir. Leurs solutions globales sont qualitatives et tournées vers l’avenir, mais ce sont toujours les hommes qui font la différence."