Bouwmaterialen Smets is stevig onderbouwd met Microsoft Dynamics NAV

Bouwmaterialen Smets, verdeelt sinds vier generaties een ruime keuze aan bouwmaterialen: binnen en buitenlandse gevelstenen, recuperatiestenen, pannen en tegels, … van alle grote merken.
Het bedrijf in Wolvertem wordt vandaag geleid door de huidige generatie Freddy en Christiane Smets, die samen met hun kinderen Geert en Heidi Smets het bedrijf runnen. "We zijn een familiebedrijf, we willen onze klanten met dezelfde spirit bedienen zoals het zoveel jaren geleden ook door onze overgrootvader werd gedaan." zegt Heidi Smets.

Als lid van Gedimat, de grootste onafhankelijke groepering van handelaars in bouwmaterialen en gereedschappen, schaart Bouwmaterialen Smets zich duidelijk achter Gedimat's slogan "Bouwmaterialen met Advies". Heidi Smets: "Correcte informatie verschaffen, technisch en deskundig advies geven, de klant begeleiden in het bouwproces leiden ons tot tevreden klanten! Ons klantenbestand bestaat voornamelijk uit aannemers maar we bedienen ook heel wat particulieren".

Het bedrijf kende de laatste jaren een groei en men was er zich van bewust dat men op informaticavlak niet kon achterblijven. "Aanvankelijk werkten we met een DOS georiënteerd programma en Excel rekenbladen. We hadden het gevoel dat we met deze IT middelen onze bedrijfsprocessen onvoldoende konden beheren. De softwaretoepassing verplichtte ons om heel wat manuele registraties te doen van bestelbons, aankoopbonnen, artikelingave… . Dit had echter ook een effect op de voorraad waardoor we problemen ondervonden bij de jaarlijkse inventaris. De noodzaak groeide om onze offertes, artikelingaven, voorraad ,… beter en strikter op te volgen", verduidelijkt Heidi Smets.

"De Gedimat groepering organiseert regelmatig vergaderingen met alle Gedimat leden. Piet De Groote, zaakvoerder van De Groote bouwmaterialen, ook Gedimat lid, gaf ons interessante tips bij wie we moesten aankloppen voor een nieuwe software oplossing. Hij had toen recent Microsoft Dynamics NAV via de informatica partner SPHINX-IT geïmplementeerd. Na een bezoek ter plaatse bij De Groote, waren we snel overtuigd van de vele functionaliteiten die het programma te bieden heeft."

De bedoeling was om Bouwmaterialen Smets commercieel en administratief vlotter te laten draaien, en om samen met de invoering van een volledig geïntegreerd systeem ook over scanning mogelijkheden te beschikken. Heidi Smets: "SPHINX-IT had de nodige kennis van zaken in onze branche. We kozen dan ook overtuigd voor de ERP-oplossing Microsoft Dynamics NAV uitgebreid met SPHINXdistri MAT."

SPHINX-IT bood ons een scanningsysteem aan geïntegreerd met Microsoft Dynamics NAV. "Alle verkopen worden geregistreerd via een barcode op onze artikelen. Meteen worden de gegevens verwerkt in Dynamics NAV. Klanten worden sneller bediend en het brengt ons heel wat tijdswinst op"

Microsoft Dynamics NAV is uitgebreid met unieke functionaliteiten voor bouwmaterialenhandel. Zo heeft bouwmaterialen Smets extra mogelijkheden in hun orderingave die hen toelaat om verschillende eenheden automatisch om te zetten naar de gewenste eenheid van de klant. Vroeger maakte men deze berekeningen in een apart Excel bestand. Deze verbetering vermindert aanzienlijk hun orderingavetijd!

Op 1 januari is bouwmaterialen Smets live gegaan met Microsoft Dynamics NAV. "Geleidelijk aan hebben we overgeschakeld naar het nieuwe softwareprogramma. Ook was er tijdens de go-live een projectverantwoordelijke van SPHINX-IT aanwezig die ons kon bijstaan wanneer we vragen hadden en die ons de nodige training heeft voorzien."

Dankzij de gebruiksvriendelijkheid en de handige zoekfunctie van het programma waren we allemaal snel vertrouwd met Microsoft Dynamics NAV.

Bouwmaterialen Smets maakt reeds plannen om bijkomende scanningapparatuur aan te schaffen, om zo nog efficiënter klanten te bedienen.