Cavalor houdt de teugels strak in handen
met Microsoft Dynamics NAV.

CAVALOR heeft al 20 jaar een uitstekende reputatie als fabrikant van voeder, voedingssupplementen en verzorgingsproducten voor paarden. De merknaam Cavalor scoort wereldwijd hoge toppen en het zijn de kampioenen onder de ruiters en hun paarden waarvoor het merk in de eerste plaats bestemd is. Ondertussen is Cavalor ruim marktleider in het premium segment (topsport). De groei wordt nu vooral gerealiseerd bij de hobbyruiters die op zoek zijn naar kwaliteitsvolle voeding voor hun dieren.

Om hun groeiende markt te kunnen blijven bedienen werkt Cavalor samen met onafhankelijke distributeurs in Europa, het Midden-Oosten en Noord-Amerika. Begin 2009 opende Cavalor een bijhuis in Canada (Montreal) om de grote Noord-Amerikaanse markt te kunnen bedienen.
Op dit moment stelt Nutriquine in België een twaalftal bedienden te werk waaronder twee wetenschappers die instaan voor de verdere ontwikkeling van het productgamma. De rest van het team is o.a. verantwoordelijk voor de orderverwerking, productieplanning, verkoop, marketing, boekhouding, ...

Nood aan uitbreiding

In 2003 komt het bedrijf in een stroomversnelling terecht: Peter Bollen, de oprichter van Cavalor, beslist om een management buy-out te doen uit het moederbedrijf Vitamex zodat zijn bedrijf verder kan groeien en op eigen benen kan staan. Tot 2007 blijft Cavalor gehuisvest in de bedrijfsgebouwen van Vitamex, maar dan wordt het toch tijd om uit te kijken naar een eigen stek om de stijgende groei te blijven ondersteunen. Van de geplande verhuis maakt men ook gebruik om op zoek te gaan naar een nieuw computersysteem. Tot dat moment werkt men immers nog altijd op het AS400 informaticasysteem van het moederbedrijf. Dat pakket voldoet niet aan de noden van een moderne, dynamische en groeiende KMO: het is omslachtig werken, ouderwets (DOS-versie!), geen integratie mogelijk met MS Office pakketten, …

De vereisten voor dit nieuwe pakket zijn:

• Flexibel en op maat van een groeiende KMO.
• Integratie met MS Office toepassingen (e-mail).
• Continuïteit van de partner.

Vrij snel komt men met deze vereisten uit bij de oplossing Microsoft Dynamics NAV. Na een grondige marktanalyse wordt een shortlist vastgelegd met drie leveranciers waarbij men uiteindelijk kiest voor SPHINX-IT voor de implementatie en de uitvoering van dit project.

Tijdens 3 voorbereidende vergaderingen steken Cavalor en SPHINX-IT de koppen bij elkaar. De verschillende functionaliteiten van het vroegere systeem (AS400) worden nader bekeken en geëvalueerd. Een lijst wordt opgesteld om te definiëren welke functies zeker behouden moeten blijven en welke overbodig zijn. Zowel aankoop, verkoop, het productieproces, voorraadbeheer, traceerbaarheid en rapportering moeten efficiënt ondersteund worden door de nieuwe oplossing.

Lieselot Hamerlinck, managing partner voor Cavalor, die het hele project onder haar hoede neemt, vertelt: "Gelukkig was iedereen bij ons al gewoon om gestructureerd te werken volgens bepaalde procedures. In onze branche, met erg strenge reglementeringen rond voedselveiligheid, moet dat ook. Op dat vlak was het voor ons makkelijk om de mensen mee te krijgen en te motiveren rond dit nieuwe systeem. We schakelden immers over naar een pakket dat moderner, toegankelijker en gebruiksvriendelijker is dan dat wat er voordien gebruikt werd."

Nieuwe software oplossing

Op 1 januari 2008 wordt Microsoft Dynamics NAV in gebruik genomen. Lieselot Hamerlinck: "We hebben ervoor gekozen om in één klap over te schakelen, zonder dat we gedurende een periode dubbel werkten op de twee systemen. Voor mij en mijn team was dat eigenlijk de ideale oplossing: zo werd iedereen verplicht om het systeem in de vingers te krijgen." "Wat de voordelen voor ons geweest zijn met het nieuwe pakket? Vroeger was het veel omslachtiger werken. We moesten veel meer stappen doorlopen om een rapport te kunnen opvragen. Nu loopt alles veel vlotter en dus efficiënter. De mensen waren vlug vertrouwd met Microsoft Dynamics NAV, en de manier hoe alles werkt. Dit komt natuurlijk door de Microsoft Office gedachtengang die wordt gevolgd door Microsoft Dynamics NAV. Het systeem voelt op die manier voor iedereen bekend aan, iedereen vindt vlug zijn weg daarin."

Natuurlijk zijn er ook specifieke noden van bedrijven die actief zijn in de voedersector. Het FAVV (Federaal Agentschap Voor Voedselveiligheid) voert regelmatig controles uit en legt erg strenge eisen op: alle goederen moeten tot op lotnummer getraceerd kunnen worden. Microsoft Dynamics NAV gefinetuned door SPHINX-IT op basis van jarenlange ervaring inzake tracking en tracing, garandeert dat het volledige traceringproces automatisch verloopt.

Op de vraag of Lieselot Hamerlinck nog meer voordelen ziet aan de overschakeling naar Microsoft Dynamics NAV zegt ze: "Doordat het systeem zo open en transparant is en het hele team over erg veel informatie beschikt, is iedereen verplicht om mee na te denken. We motiveren de medewerkers ook om zelf hun rapporten uit het systeem te halen, na te gaan wat de openstaande orders zijn, … "

Wat brengt de toekomst voor Cavalor?

"Op dit moment staan er op IT-vlak twee belangrijke uitdagingen voor de deur. In de eerste plaats moeten we ervoor zorgen dat onze vestiging in Canada ook meedraait op Microsoft Dynamics NAV, zoals onze Belgische collega’s. We hebben hiervoor al de nodige licenties aangekocht en willen op erg korte termijn overgaan tot de implementatie. We hebben op dit moment ook nog het gevoel dat we nog niet ten volle de mogelijkheden van Microsoft Dynamics NAV benutten. Zeker op het vlak van klantenbeheer en –opvolging kan het beter. Daar willen we zeker verandering in brengen, zodat die informatie ook centraal beschikbaar wordt." Over de samenwerking met SPHINX-IT is Lieselot Hamerlinck tevreden: "Er was een grote bereidheid om mee te denken met ons als klant en een goede opvolging. We werden altijd uitstekend geholpen!"