Cavalor tient les rênes serrées dans les mains
avec Microsoft Dynamics NAV.

CAVALOR a depuis 20 ans une excellente réputation en tant que fabricant d’aliments pour animaux , compléments alimentaires et produits de soins pour chevaux. La marque Cavalor atteint les plus hauts sommets dans le monde entier et se positionne comme la référence parmi les cavaliers et leurs chevaux à qui elle s’adresse en tout premier lieu. Entre-temps Cavalor est largement leader du marché dans le haut de gamme (l’élite)). La croissance est maintenant principalement réalisée chez les cavaliers amateurs qui sont à la recherche d’une alimentation de qualité pour leurs animaux.

Pour continuer à assurer leur marché de croissance Cavalor travaille en collaboration avec des distributeurs indépendants en Europe, le Moyen Orient et l’Amérique du Nord. Début 2009 Cavalor a ouvert une succursale au Canada (Montréal) afin de pouvoir desservir le grand marché de l’Amérique du Nord. A ce jour, Nutriquine occupe en Belgique une douzaine de collaborateurs dont deux scientifiques qui garantissent le développement futur de la gamme de produits. Les autres personnes de l’équipe sont en autre responsables pour le traitement des commandes, le planning de production, vente, marketing, comptabilité,…

Nécessité d’extension

En 2003, l’entreprise se développe très rapidement : Peter Bollen, le fondateur de Cavalor décide d’effectuer un management buy-out en accord avec la société mère Vitamex de sorte que son entreprise peut continuer à croître et en autonomie. Jusqu’en 2007, la société Cavalor partage les établissements de l’entreprise Vitamex mais il était temps de s’orienter vers une localisation indépendante et ce afin de soutenir leur croissance. Du déménagement prévu on a profité pour rechercher un nouveau système informatique. Jusqu’à présent on a toujours travaillé avec le système informatique (AS/400) de la maison mère . Ce logiciel ne correspond pas avec les besoins d’une PME dynamique : c’est travailler d’une manière lourde et obsolète ( version DOS) aucune intégration possible avec les softwares de Microsoft,…..

Les exigences pour ce nouveau logiciel sont:

• Flexibilité et sur mesure pour une PME en croissance
• Intégration avec les applications MS Office (e-mail).
• Continuité du partenaire.

Très rapidement on arrive avec ces exigences à la solution Microsoft Dynamics NAV. Après une analyse très approfondie du marché il a été constitué une liste sélective de trois fournisseurs potentiels dans laquelle SPHINX-IT a fait partie pour l’implémentation et l’exécution de ce projet.

Pendant trois réunions préparatoires Cavalor et SPHINX-IT ont échangé leurs points de vue. Les diverses fonctionnalités de l’ancien système on été analysées et évaluées. Une liste a été établie afin de définir quelles fonctions devaient être conservées ou éliminées. Aussi bien achat, vente, le processus de la production , la gestion de stock, traçabilité et rapportage doivent être efficacement soutenus par la nouvelle solution.

Lieselot Hamerlinck, managing partner de Cavalor qui a pris la responsabilité pour l’ensemble du projet raconte : “Heureusement que toutes les personnes de chez nous avaient l’habitude de travailler d’une manière structurée et ce suivant des procédures spécifiques. Dans notre marché avec des réglementations très strictes relatives à la sécurité alimentaire, c’est impératif. Dans ce domaine, c’était pour nous très aisé de guider les gens et de les motiver à ce nouveau système . Nous avons basculé sur un logiciel nettement plus moderne, accessible et convivial de celui que nous utilisions auparavant".

Nouvelle solution logicielle

Le 1er janvier 2008, le logiciel Microsoft Dynamics NAV a été mis en fonction. Lieselot Hamerlinck: "Nous avons choisi de migrer en une fois sans que nous devions travailler en parallèle avec les deux sytèmes. Pour moi et mon équipe c’étaient la solution idéale : ainsi tout le monde était obligé de se familiariser avec le système" "Quels étaient les avantages pour nous avec le nouveau logiciel ? Auparavant, c’était travailler d’une manière très lourde. Nous devions effectuer beaucoup de démarches avant de pouvoir obtenir un rapport. Maintenant tout fonctionne beaucoup plus vite et donc de manière plus efficace. Les gens furent rapidement mis en confiance avec Microsoft Dynamics NAV ainsi dont le logiciel fonctionne. Cela provient évidemment du concept Microsoft Office qui a été suivi par Microsoft Dynamics NAV. Chacun s’intéresse au système à sa façon et chacun y trouve rapidement son chemin "

Bien sûr, il existe aussi des besoins spécifiques pour les entreprises qui sont actives dans l’industrie alimentaire. L’AFSCA (Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire) effectue régulièrement des contrôles et impose des exigences très strictes. Microsoft Dynamics NAV paramétrisé par SPHINX-IT sur base de nombreuses années d’expérience en tracking et tracing garantit que le processus de tracing se déroule automatiquement.

A la question de savoir si Lieselot Hamerlinck voyait d’autres avantages en la migration vers Microsoft Dynamics NAV, elle répondit : “du fait que le sytème est aussi ouvert et transparent et que toute l’équipe dispose de nombreuses informations tout le monde est obligé d’y collaborer. Nous avons également motivé les collaborateurs afin qu’ils extraient eux mêmes leurs rapports et vérifient quelles sont les commandes ouvertes , … “

Qu’apporte l’avenir pour Cavalor?

“En ce moment il existe deux challenges importants au niveau du département IT. En premier lieu nous devons soigner que notre usine au Canada tout comme nos collègues belges fonctionne aussi avec Microsoft Dynamics NAV. Nous avons à ce propos acheté les licences nécessaires et nous voulons à court terme réaliser l’implémentation. Nous avons à ce jour pas encore vraiment le sentiment que nous exploitons au maximum toutes les fonctionnalités de Microsoft Dynamics NAV. Certainement au niveau de la gestion des clients et de son suivi on peut apporter beaucoup d’améliorations. A ce sujet, nous voulons sûrement apporter du changement de sorte à veiller que cette information reste également disponible .” En ce qui concerne la collaboration avec SPHINX-IT Lieselot Hamerlinck est satisfaite :” Il y avait une grande volonté de réfléchir avec nous en tant que client et un bon suivi. Nous avons toujours été très bien aidés!"