Konings NV breidt ERP-oplossing Microsoft Dynamics NAV UIT

Omwille van het enorm uitgebreide productenassortiment én de nieuwe wetgeving inzake tracering, besloot Konings NV in 2006 om haar basis- applicatie van 'Microsoft Dynamics NAV' met extra tracerings- en voorraadbeheerfunctionaliteiten uit te breiden.

De keuze viel op 'SPHINXwms' - uitgebreid met 'SPHINXtrace' -van SPHINX-IT omdat deze oplossing volledig binnen Microsoft Dynamics NAV is geïntegreerd.

De drankenproducent kan hierdoor vandaag niet alleen een sluitende tracering, maar ook een gedetailleerd stockbeheer tot op palletniveau uitvoeren.

Konings ontstond uit een handelsactiviteit die Michel Konings aan het einde van WOII in Zonhoven ontwikkelde: hij werd dan immers de alcoholleverancier van de Canadese Montgomery tankrevisie divisie die daar was gevestigd. Vandaag beschikt het bedrijf over twee fabrieken die zich in Zonhoven op ongeveer 500 meter van elkaar bevinden. De groep stelt 170 mensen tewerk, beschikt over zo'n 6.000 referenties en realiseerde vorig jaar een omzet van 45 miljoen euro, waarvan ongeveer 2/3 wordt geëxporteerd.

Nood aan uitbreiding

Om de overgang op 2000 en de euro aan te kunnen, introduceerde Konings al eind 1999 het ERP-pakket 'Microsoft Dynamics NAV'.

"Van meet af aan waren we erg tevreden over de functionaliteit van deze oplossing. Maar helaas bleek de standaardversie onvoldoende op de nieuwe reglementering inzake tracering te kunnen inspelen." vertelt ICT Software Manager, Kristien Melotte. Bovendien ontbrak ook de functionaliteit om een gedetailleerd voorraadbeheer tot op palletniveau uit te voeren. Hierdoor hadden we redelijk veel problemen om een correcte stock te hebben.

Vandaar dat het management in 2006 besloot dat de tijd rijp was om naar een oplossing voor deze mankementen te zoeken. Om een goed voorraadbeheer mogelijk te maken, werd er gezocht naar een oplossing die ook de nodige scanmogelijkheden bood.

"Van meet af aan stond vast dat we op Microsoft Dynamics NAV zouden verder bouwen. Na een grondige marktanalyse hebben we een shortlist van drie leveranciers opgesteld, waaronder SPHINX-IT met SPHINXwms. Nu moet ik zeggen dat deze oplossing meteen mijn voorkeur wegdroeg, gezien dit de enige was die volledig binnen Microsoft Dynamics NAV kon worden geïntegreerd. De twee andere waren afzonderlijke systemen die dus interfaces naar onze Microsoft Dynamics NAV vereisten.
En daar houd ik niet van, gezien dit een aanzienlijke extra kost met zich meebrengt en ook het risico op fouten verhoogt. Bovendien had ik tijdens de klantendag van SPHINX-IT al de case van de groothandels Herman Desserts en Van Oirschot gezien, en die bevielen me erg. Tenslotte kwam de oplossing als beste naar voor tijdens de voorstudie die we aan de aanbieders hadden gevraagd. Vandaar dat we eigenlijk niet lang hebben getwijfeld: in februari 2007 werd het contract getekend. En in juni was de receptie al geautomatiseerd: alle inkomende goederen kregen een etiket met barcode, zodat we een volledige identificatie van de voorraad bekwamen. Vervolgens deden we hetzelfde voor de uitgaande goederen, en dit zowel op het niveau van picking als shipping. Hoewel dit initieel niet was voorzien, hebben we hiervoor wel het bestaande warehouse managementsysteem – een oud Unix pakket – vervangen. Ook de productie werd volledig geautomatiseerd. Hierbij worden de grond- en hulpstoffen nu gestuurd aangevoerd én de geproduceerde goederen via scanning direct in de voorraad opgenomen, waardoor we tot een sluitende tracering zijn gekomen."

Wat doet het systeem nu?

De computer bij de receptie geeft een overzicht van de te ontvangen goederen. Wanneer een vrachtwagen zich aanmeldt, wordt de levering gecontroleerd en in de computer aangegeven, waarna 'SPHINXtrace' unieke labels (per pallet) met barcode genereert.

Deze worden op de palletten gekleefd en met de hand- of heftruck-scanner gelezen vooraleer ze naar de opslaglocatie worden weggebracht. Dit leidt tot een goede aansturing van de goederenopslag waardoor de rijtijden van de heftrucks drastisch zijn gedaald.

Kristien Melotte: "Voor de productie genereert Microsoft Dynamics NAV per productielijn een Bill of Material die naar de scanners van de heftruckchauffeurs wordt doorgestuurd. Op die manier weten deze medewerkers welke ingrediënten of hulpstoffen ze dienen op te halen. Tevens wordt hierbij het FIFO-principe toegepast. Telkens een pallet wordt gepickt, wordt het label gescand, waarna de heftruck naar de juiste productielijn wordt gestuurd. Daar aangekomen, scannen ze de productielijn, zodat foutieve aanleveringen zijn uitgesloten. Hierbij wil ik nog opmerken dat deze scanning op niveaus gebeurt: niet enkel bij het aanvoeren van de goederen naar de productielijnen – bottelingen -, maar ook bij de bereidingen van de drank en aanmaak van labo-extracten."

Zaken die in K2 (de 2e vestiging van Konings) worden gemaakt (zoals de gistings) worden eveneens gescand voor het overpompen naar K1. En daar worden ze bij aankomst nog eens gescand. Eenmaal een pallet met een eindproduct (botteling) klaar is, wordt een SSCC-label met vervaldatum en productinformatie op de pallet gekleefd. Deze wordt bij het ophalen aan de productielijn gescand om zo een real-time voorraadbeheer mogelijk te maken. De heftruckchauffeur krijgt op de scanner een locatie door waar hij de pallet in het magazijn moet plaatsen. En om de cirkel rond te maken, wordt telkens de doellocatie gescand, eens de pallet op de juiste locatie is aangekomen. Goederen die in K2 worden opgeslagen, worden via een shuttledienst (rolbandsysteem en vrachtwagen) naar deze vestiging gebracht. Hierbij worden ze zowel bij vertrek als bij aankomst gescand.

Kristien Melotte: "Hierbij wil ik nog opmerken dat elke eerste pallet van een batch automatisch naar een wachtzone voor het labo wordt gestuurd, zodat de nodige kwaliteitscontroles kunnen gebeuren. Belangrijk ook is het feit dat alle bewegingen in het magazijn (inbound – internal – outbound) steeds worden gestuurd, waardoor deze bewegingen steeds optimaal zijn en de kans op fouten en het tijdverlies tot een minimum worden beperkt."

Klant én leverancier tevreden...

Hoewel het project in amper elf maanden werd gerealiseerd, was het helemaal geen gemakkelijke opdracht. Koen De Cooman, Account Manager van SPHINX-IT: "Bij Konings werden we met een pak uitdagingen geconfronteerd: de shuttledienst, de verschillende productieniveaus die door elkaar heen lopen, het uitgebreide aantal referenties en grondstoffen, de toepassing van FIFO, quarantaineperiode, etc. Vandaar dat dit voor ons een referentie is waarop we bijzonder trots zijn. Bovendien hebben we aan dit project een uitermate tevreden klant overgehouden, en dat is natuurlijk het allerbelangrijkste!" Kristien Melotte: "Inderdaad, we zijn heel tevreden over zowel de samenwerking met SPHINX-IT als haar applicatie. Dankzij de combinatie van SPHINXwms en SPHINXtrace beschikken we nu over een sluitende tracering waarmee we perfect op de reglementeringen inspelen. Bovendien hebben we een beter zicht op onze voorraad die bovendien ook veel correcter is. We kunnen ze tevens beter beheren en stockprognoses uitvoeren. Tenslotte is de kans dat we iets fout leveren, bijna onbestaande. De inspanning loonde dus vast en zeker de moeite!"