Devina NV komt de kwaliteitseisen van zijn klanten tegemoet door gebruik te maken van Microsoft Dynamics NAV en SPHINXtrace

Het chocoladebedrijf Devina NV zag zich als gevolg van de Europese wetgeving en van strengere kwaliteitsvereisten vangrote klanten, genoodzaakt om over te stappen naar een nieuw systeem met modules voor traceerbaarheid en kwaliteitscontrole.

De keuze viel op een samenwerking met informaticapartner SPHINX-IT, die op basis van Microsoft Dynamics NAV een volledig geïntegreerde en gebruiksvriendelijke oplossing kon uitwerken.

PRALINES DEVINA NV, ontstaan in 1975, is een familiebedrijf dat gespecialiseerd is in het vervaardigen van pralines en chocoladeproducten. Jaarlijks produceert het bedrijf meer dan honderd ton producten die voor 85% rechtstreeks aan Belgische bakkers worden verkocht. Daarnaast exporteert het bedrijf onder andere naar Canada, Frankrijk, Engeland, Spanje en Dubai. Er zijn bij Devina 13 vaste medewerkers actief – een aantal dat in piekperiodes kan verdubbelen met extra tijdelijke medewerkers.

Devina besloot enkele jaren geleden om het marktsegment van de grootdistributie aan te boren; hiervoor was het behalen van het BRC-label een noodzaak. Klanten zoals Delhaize stellen immers strenge kwaliteitseisen aan hun leveranciers. Tot dan toe voorzag Devina haar dozen enkel van een label met fabricatie- en vervaldatum, naam en nummer van het product, en de ingrediënten.

Een andere belangrijke factor was dat sinds 1 januari 2005 alle bedrijven in de voedingssector zich moeten houden aan de strenge Europese richtlijn betreffende de traceerbaarheid en de kwaliteitsopvolging van producten.

Na een analyse van verschillende oplossingen, koos Devina NV voor Microsoft Dynamics NAV en SPHINXtrace van SPHINX-IT. Hoewel het aanvankelijk niet de bedoeling was om het boekhouding-, facturatie- en productiebeheersysteem te vervangen, veranderde het management al snel van mening toen het de demonstratie van Microsoft Dynamics NAV zag. "Wat ons aansprak, was het feit dat SPHINX-IT één geïntegreerde oplossing kon bieden waarmee we al onze processen, van tracering tot boekhouding, kunnen beheren. Bovendien waren wij gecharmeerd door de gebruiksvriendelijkheid van het systeem", aldus Emiel Robberechts, Maître Chocolatier bij Devina NV.

Al heeft Devina geen eigen IT-afdeling, toch hoefde het bedrijf zich geen zorgen te maken over de aanpassing van Microsoft Dynamics NAV aan de specifieke behoeften van het bedrijf: SPHINX-IT, met haar uitgebreide expertise in de chocoladesector, nam deze taak op zich.

Dankzij de oplossing is Devina erin geslaagd om een volledige traceerbaarheid doorheen alle processen te garanderen. Op basis van Microsoft Dynamics NAV en de module voor traceerbaarheid SPHINXtrace, wordt alle traceerbaarheidsinformatie opgeslagen in zogeheten "lotdossiers". Alle binnenkomende grondstoffen en verpakkingen krijgen bij ontvangst een lotnummer toegekend. Het systeem genereert automatisch etiketten die op de dozen worden gekleefd alvorens ze naar het voorraadmagazijn verhuizen.

Bij de aanmaak van de productieorders, gaat Microsoft Dynamics NAV na of alle ingrediënten in voorraad zijn en print de receptuur af. De oplossing bevat een geïntegreerde kwaliteitsmodule die kwaliteitsinformatie van ingrediënten en grondstoffen registreert en kan gebruikt worden voor gedetailleerde kwaliteitsrapportering. Het systeem laat ook toe om tijdens het productieproces de HACCPregels te controleren: het wassen van de handen, het verversen van de handschoenen, etc. En het houdt bij wie de pralines heeft gegoten, gevuld, uitgeklopt, verpakt, etc.

Wanneer de producten afgewerkt en in doosjes gestopt zijn, wordt het productieorder afgemeld door in Microsoft Dynamics NAV in te geven hoeveel doosjes er met welk gewicht zijn geproduceerd. Het systeem stuurt dan automatisch een thermische printer aan die het benodigde aantal labels afdrukt met productomschrijving, ingrediënten en procentuele samenstelling, artikel- en lotnummers vervaldatum en inhoud van iedere doos.

Emiel Robberechts: "De combinatie met een geïntegreerde bedrijfsoplossing heeft Devina toegelaten om de logistieke processen sterk te vereenvoudigen. Het systeem voor barcodescanning dat door SPHINX-IT geïnstalleerd werd, zorgt ervoor dat de registratie van lotnummers bij levering immers veel sneller verloopt. Alle nodige labels opgelegd door de grootdistributie - zoals SSCC - worden aangemaakt in Microsoft Dynamics NAV."

Devina NV merkt dat, door gebruik te maken van een geïntegreerde softwareoplossing, het op een meer gestructureerde en efficiënte manier werkt. Alle vereiste informatie is voortaan toegankelijk voor de verschillende operatoren in het productie- en leveringsproces.

Emiel Robberechts besluit: "Het grote voordeel is dat we een veel betere controle over ons productieproces hebben. Hierdoor respecteert het personeel de regels heel wat beter dan voordien. Door gebruik te maken van Microsoft Dynamics NAV, voldoen wij nu aan de kwaliteitseisen van onze klanten en slagen wij er tegelijkertijd in onze productiviteit op te drijven."