Devina SA répond aux exigences de qualité de ses clients grâce à Microsoft Dynamics NAV et SPHINX-trace

Suite à la législation européenne et aux normes de qualité plus strictes des clients, la chocolaterie Devina s’est vue contrainte d’adopter un nouveau système de modules de traçabilité et de contrôle de qualité.

L’entreprise a opté pour une collaboration avec le partenaire informatique SPHINX-IT qui, sur base de Microsoft Dynamics NAV, propose une solution totalement intégrée et facile à mettre en oeuvre.

PRALINES DEVINA SA, fondée en 1975, est une entreprise familiale spécialisée dans la confection de pralines et produits de chocolat. L’entreprise enregistre une production annuelle de plus de cent tonnes de produits qui pour 85%, sont vendus directement aux boulangers belges. La société exporte également, au Canada, en France, en Angleterre, en Espagne et à Dubai, notamment. Devina travaille avec 13 collaborateurs fixes, ce nombre pouvant doubler en période de pointe, des collaborateurs temporaires rejoignant alors l’équipe.

Devina a décidé il y a quelques années de s’attaquer au segment de marché de la grande distribution. Il était dès lors impératif d’obtenir le label BRC. Les clients tels que Delhaize imposent en effet à leurs fournisseurs des normes de qualité très strictes. Jusqu’alors, Devina apposait sur ses boîtes un label indiquant uniquement la date de fabrication et de péremption, le nom et le numéro du produit ainsi que les ingrédients.

Autre facteur important, les entreprises du secteur alimentaire sont soumises depuis le 1er janvier 2005 à la directive européenne très stricte relative à la traçabilité et au suivi de la qualité des produits.

Après analyse de différentes solutions, Devina NV a opté pour Microsoft Dynamics NAV et SPHINX-trace de SPHINX-IT. Même si initialement, il n’était pas prévu de remplacer le système de comptabilité, facturation et production, le management a rapidement changé d’avis lors de la démonstration de Microsoft Dynamics NAV. "Ce qui nous a plu, c’est le fait que SPHINX-IT était à même de nous offrir une solution intégrée unique nous permettant de gérer toutes nos procédures, du traçage à la comptabilité. De plus, nous avons été littéralement séduits par la facilité d’utilisation du système", nous dit Emiel Robberechts, Maître Chocolatier chez Devina NV.

Même si Devina n’a pas de département IT, la société ne doit se faire aucun souci concernant l’adaptation de Microsoft Dynamics NAV aux besoins spécifiques de celle-ci: SPHINX-IT assume parfaitement cette tâche grâce à son expertise confirmée dans le secteur du chocolat.

Cette solution permet à Devina de garantir une traçabilité complète et dans toutes les procédures. Sur base de Microsoft Dynamics NAV et du module de traçabilité SPHINX-trace, toute l’information relative à la traçabilité est sauvegardée dans ce que l’on appelle des "dossiers par lots". Toutes les matières premières et emballages entrants se voient attribuer un numéro de lot lors de leur réception. Le système génère automatiquement des étiquettes qui sont apposées sur les boîtes, elles-mêmes acheminées ensuite vers le magasin d’entreposage.

Lors de l’établissement des ordres de production, Microsoft Dynamics NAV va s’assurer que tous les ingrédients sont en stock et imprime la préparation. La solution comprend un module de qualité intégré qui enregistre l’information de qualité des ingrédients et matières premières et peut servir dans le cadre du rapport de qualité détaillé. Le système permet également, lors du processus de production, de contrôler les règles HACCP: lavage des mains, renouvellement des gants, etc. Il indique celui ou celle qui a coulé, fourré, démoulé, mis en boîte les pralines, etc.

Lorsque les produits sont mis en boîte, l’ordre de production est supprimé par l’indication dans Microsoft Dynamics NAV de la quantité de boîtes produites avec le poids. Le système envoie automatiquement un ordre à une imprimante thermique qui imprime le nombre d’étiquettes nécessaires indiquant description du produit, ingrédients et composition exprimée en pourcentage, numéros d’article et de lot, date de péremption et contenu de chaque boîte.

Emiel Robberechts ajoute : "La combinaison avec une solution entreprise intégrée a permis à Devina de simplifier sensiblement les procédures logistiques. Le système de lecture des codes barres installé par SPHINX-IT permet un enregistrement nettement plus rapide des numéros de lot lors de la livraison. Tous les labels imposés par la grande distribution, tels que SSCC, sont établis dans Microsoft Dynamics NAV".

Devina NV constate qu’en utilisant une solution logiciel intégrée, l’entreprise fournit un travail plus structuré et plus efficace. Toute l’information requise est désormais accessible aux différents opérateurs dans le processus de production et de livraison. Emiel Robberechts conclut : "Le grand avantage est que nous avons un bien meilleur contrôle sur notre processus de production. Grâce à cela, le personnel respecte nettement mieux les règles qu’auparavant. En utilisant Microsoft Dynamics NAV, nous répondons aux exigences de qualité de nos clients et simultanément nous augmentons notre productivité."